INTRODUÇÃO
Este ensaio tem como objetivo discutir sobre a viabilidade da implantação do modelo burocrático Weberiano na administração das bibliotecas universitárias como parâmetro de qualidade na realização dos processos operacionais. Para que o paradigma atual de gestão da Biblioteca seja alterado se faz necessário que o Bibliotecário perceba a unidade de informação como uma organização.
A Biblioteca universitária ainda não é percebida pela grande maioria dos bibliotecários como uma organização, e como tal precisa ser gerida a partir de princípios de gestão adotados em outras organizações. O gestor ainda não se deu conta de que antes de satisfazer o usuário existem medidas a serem tomadas no nível administrativo, como o modelo de gestão a ser adotado; e principalmente de que a Biblioteca não se resume apenas, como as vezes acontece, aos conhecimentos e as técnicas de tratamento do acervo adquiridos na graduação em Biblioteconomia. É preciso que o bibliotecário entenda também de processos de gestão administrativos, para que a biblioteca atinja os resultados que se pretende atingir.
Partindo desta premissa, este ensaio dará pistas de como o modelo burocrático Weberiano poderá facilitar a gestão administrativa de uma biblioteca, principalmente no que tange a processos de qualidade na mesma.
Com efeito, é preciso entender, mesmo que o senso comum não conheça etimologicamente a palavra, que a Burocracia é importante e necessária para as organizações. Sem ela os funcionários teriam interpretações diferenciadas dos processos administrativos, ocasionando ineficiência em todos os setores.
O que vamos procurar demonstrar neste ensaio é de que algumas impressões podem estar diretamente relacionadas com equívocos nas administrações das Bibliotecas universitárias como: ausência de definição do modelo administrativo a ser adotado e ausência de disciplinas na grade curricular com foco em administração em bibliotecas.
Todavia, não é propósito esgotar o assunto neste ensaio, apenas relacionar algumas características identificadas por Weber e utilizá-las nos procedimentos operacionais da biblioteca universitária, demonstrando dessa forma ser possível atingir a eficiência e a eficácia no atendimento ao usuário da referida unidade de informação.
CONCEITO DE BUROCRACIA
Especula-se que o termo burocracia foi utilizado pela primeira vez em 1740 na França e 100 anos depois o conceito foi sistematizado pelo sociólogo alemão Max Weber, que foi o primeiro teórico a estudar as organizações com enfoque estruturalista. Este autor defende que a racionalidade é a relação entre os meios e os recursos utilizados. Depois de muitas apreciações acadêmicas sobre o assunto para Weber não restou dúvida, a organização é a burocrática, pois vislumbra nesta prática a opção viável de atingir os objetivos a serem alcançados pelas organizações.
No Brasil é comum algumas expressões, ao se popularizarem, trazer uma conotação diferente e até distorcida do sentido etimológico da palavra. Burocracia é um bom exemplo visto que em muitas vezes ela é definida pelo cidadão comum de forma pejorativa sendo, freqüentemente, associada a lentidão nos trâmites dos processos e a produção de papéis em demasia por uma organização, dentre outras definições equivocadas do termo. Popularmente passou-se a denominar burocracia aos defeitos, as disfunções e não ao sistema em si. Provavelmente esta associação tenha sido feita pela sociedade influenciada por Robert Merton, que estudou as disfunções do sistema.
O termo burocracia é formado pela união de duas palavras “bureau” do idioma francês e “cracia” do grego que significam de acordo com o dicionário Michaellis (2001), escritório e administração, respectivamente. Burocracia, diferentemente das definições pejorativas que conhecemos, segundo Max Weber (1991) trata-se de uma forma efetiva de organização administrativa; ele afirma que burocracia são as normas, os regulamentos, os estatutos, os contratos, as comunicações formais, as divisões do trabalho, as hierarquias e rotinas.
O modelo burocrático de Weber traz características como: caráter legal das normas e regulamentos, formalidade nas comunicações, racionalidade e divisão do trabalho, impessoalidade nas relações, hierarquia de autoridade, rotinas e procedimentos estandardizados, competência técnica e meritocrática, administração separada da propriedade, profissionalização dos participantes, completa previsibilidade do funcionamento. Estas características, segundo este autor, trazem as seguintes vantagens: “racionalidade em relação ao alcance dos objetivos da organização; precisão nas definições do cargo e na operação, pelo conhecimento exato dos deveres; univocidade de interpretação garantida pela regulamentação especifica e escrita; uniformidade de rotinas e procedimentos o que favorece a padronização; redução de custos e erros, pelo fato de os procedimentos serem definidos por escrito; continuidade da organização, visto que há reposição dos profissionais afastados e os critérios de seleção e escolha de pessoal são baseados na capacidade e competência técnica; constância devida ter mesmas decisões em circunstâncias iguais; subordinação devido à hierarquia; confiabilidade, porque o processo é conduzido de acordo com regras conhecidas”.
A valorização destes pontos será mais intensa quando preconiza o modelo clássico de administração em que o organograma é linear, porém quando se pensa no modelo atomizado muitos dos valores enfatizados por Weber se perdem na busca da flexibilidade. Embora seja muito importante a contribuição da burocracia para maior eficiência das empresas, é fato também que Weber não analisou a burocracia sob o ponto de vista político, não considerou os aspectos subjetivos e informais da aceitação das normas e leis impostas, e não analisou a reação formal da organização se os subordinados não aceitarem.
Desta forma pode-se concluir que as variadas culturas exigem grau diferente de burocratização e mais ainda o gestor tem que ter a percepção ao implantar esse modelo administrativo na biblioteca para não incorrer nos erros provocados pelas disfunções da burocracia e ver sua organização ser considerada ineficiente.
Contudo, apesar das disfunções geradas pela burocracia, por não levar em conta a subjetividade do ser humano, é inegável seu valor para as organizações atuais. A Burocracia ainda é o modelo para ser a base administrativa das grandes e complexas organizações do nosso tempo, especificamente as Bibliotecas Universitárias, que devem estar aptas a demonstrar tanto para a própria instituição a qual é subordinada quanto para seus usuários, padrões de excelência em todos os seus processos.
DEFINIÇÃO DE UM MODELO ADMINISTRATIVO PARA A BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA
A necessidade da definição por parte do gestor sobre o modelo administrativo a ser seguido trará conseqüências em todos os processos da biblioteca, mas o mais importante é a transparência que essa definição provoca em toda a unidade de informação com reflexos na equipe e usuários. No modelo burocrático, por exemplo, a transparência reside no fato da formalidade dos processos, em que a equipe saberá de antemão todas as regras e normas a serem seguidas.
A comunicação informal nas organizações brasileiras tem haver segundo alguns teóricos com a cultura do país e especificamente com o “jeitinho brasileiro”, que de acordo com Roberto Damatta (1986), não é dado a padronizações e formalizações dos processos em suas atividades. O ponto negativo da informalidade reside no fato que “deixa brechas” para a livre interpretação dos funcionários sobre os processos a serem seguidos, o que impede maior controle sobre os mesmos, provocando perda de eficiência e qualidade no ambiente de trabalho.
No Brasil a burocracia na perspectiva Weberiana perde muito o seu rigor principalmente nos quesitos comunicação formal, transparência, impessoalidade no trato com a coisa pública devido a cultura do “jeitinho brasileiro[i]”, tema estudado pelo antropólogo brasileiro Roberto Damatta (1986). O “jeitinho brasileiro”, presente na cultura do país, permeia as relações institucionais provocando alterações no modelo de gestão das empresas, e conseqüentemente na relação entre os funcionários e destes com os usuários. Neste modelo identificado por Damatta vigora o clientelismo e a troca-de-favores, ou seja, a administração se perde por não haver o caráter legal, formal e racional.
No caso específico da biblioteca universitária objeto de análise deste ensaio, é possível mesmo na condição de usuário, ou de futuro bibliotecário destacar que muitos problemas administrativos são frutos da ausência de normas, padrões, regulamentos, rotinas, enfim todas as características descritas por Weber como essenciais para a organização alcançar a eficiência.
Estabelecer padrões de qualidade em uma biblioteca universitária exige o cumprimento de diversos estágios administrativos, os quais podem ser alcançados através do uso do modelo burocrático weberiano. Como veremos no próximo tópico que todos os processos operacionais de uma biblioteca universitária se adaptam ao modelo burocrático e o que propiciaria atingir a excelência em termos de qualidade não só para a unidade em si, mas principalmente para os usuários.
A primeira vista causa estranheza a implantação de um modelo administrativo burocrático, dado ao que já foi comentado neste ensaio das formas pejorativas adquiridas pela sociedade a respeito da burocracia. No entanto sob a luz da racionalidade, é um modelo de gestão capaz de romper com os vícios da nossa cultura organizacional já corrompida, paternalista e que privilegia em muitas vezes tomadas de decisões motivadas por desejos, sem nenhum embasamento teórico, racional.
No Brasil, a literatura que trata sobre o tema especificamente em bibliotecas é escassa, mas ainda assim é possível encontrarmos pesquisas com enfoques em modelos administrativos, como no caso de Pereira (2000) que descreve a biblioteca com características da Burocracia de Weber:
Em síntese, não se trata apenas de se definir o modelo administrativo para a BU, e sim qual deles será importante para se atingir a qualidade nos processos e principalmente satisfazer a equipe e usuários da biblioteca universitária. Dentro desta perspectiva seria interessante os bibliotecários começarem a se atentar para algumas características que o modelo burocrático proporciona para a implantação de parâmetros de qualidade.
CARACTERÍSTICAS DO MODELO BUROCRÁTICO EM UMA BIBLIOTECA
A biblioteca universitária é o espaço responsável por subsidiar uma instituição com todos os insumos informacionais dos quais seus usuários necessitam, portanto não pode mais ser compreendida como um apêndice da instituição. Em alguns casos, na iniciativa privada, percebe-se nitidamente que a razão de existir é atender em primeiro lugar o usuário, fato que não é infelizmente verificada em outras instituições. O funcionamento ou a existência está mais ligado a não “perder clientes” (alunos) e atender as exigências do MEC – Ministério da Educação, o que não é errado, só não deveria ter somente estas prioridades. É preciso entender que o atendimento ao usuário começa antes, com a definição de modelo administrativo a ser utilizado pela biblioteca. Ter clareza sobre o modelo é fundamental para traçar as políticas a serem seguidas por toda a equipe.
Em muitos casos, existem boas intenções por parte do gestor, aplicando diversos indicadores de qualidade conhecidos, mas falta definição de qual modelo administrativo será seguido pela biblioteca, normalmente a resposta para este questionamento é que adotam um modelo híbrido, ou seja, um pouco de cada teoria administrativa. Tal atitude a priori é interessante por aproveitar os pontos positivos de cada teoria, no entanto sob a ótica de Max Weber só deixam mais confusa o gerenciamento da biblioteca, o que pode proporcionar perda de comando, ameaça a hierarquia, conflitos entre o grupo e conseqüentemente queda do rendimento e qualidade do serviço prestado.
Ainda que a administração esteja nas grades curriculares, sendo abordada e discutida na Biblioteconomia, de acordo com Dziekaniak (2008), necessita ainda ser melhor explorada principalmente com pesquisas teóricas e práticas sobre administração em bibliotecas. Essa carência de estudos nesta área pode ser um dos sintomas, de falhas em gestão administrativas em BUs que comprometem a qualidade de seus processos.
Nesse sentido, quando ocorre uma carência de base teórica, como é o caso da administração em Biblioteconomia, oscilar entre um e outro modelo administrativo, parece não ser a melhor alternativa porque pode gerar atritos entre a chefia e a equipe. Normalmente nestes casos adota-se uma gestão participativa, mas sem parâmetros, sem indicadores para verificar a eficiência, eficácia e a qualidade nos processos. Em outros casos parte-se para o modelo autocrático onde só uma pessoa toma decisão sem ouvir todos os envolvidos. Os funcionários têm pouca relevância nas decisões e processos, o que resulta em péssimo atendimento aos usuários.
Cumpre destacar que a biblioteca é uma organização como qualquer outra em que é possível experimentar qualquer modelo administrativo, dentre eles o burocrático. Uma adaptação será necessária porque o seu negócio, missão, e objetivos serão diferentes de uma empresa comercial.
A biblioteca universitária tem como objetivo prover a comunidade acadêmica das informações demandadas, de resto é igual a qualquer organização, necessita de um prédio (espaço físico da biblioteca), composta por funcionários (equipe da biblioteca), tem clientes (usuários) e possui um produto (acervo e serviços). Partindo deste pressuposto a implantação da burocracia, tal como estudada por Weber proporcionaria ganhos de qualidade para a unidade de informação em questão.
Max Weber ao desenvolver sua teoria a cerca do modelo burocrático, deixa em aberto a sua aplicação á todos os segmentos da sociedade, o que permite organizações como as bibliotecas universitárias colocar em prática suas teorias como veremos a seguir:
§ Caráter legal das normas e regulamentos: A organização burocrática é baseada em uma legislação própria, que engloba todas as áreas da biblioteca universitária e prevê todas as ocorrências. O caráter legal está relacionado ao poder conferido às pessoas investidas da autoridade de impor a disciplina no caso o bibliotecário gestor;
§ Caráter formal das comunicações: Presenciamos em muitas organizações brasileiras, o caráter informal da comunicação, na biblioteca não é diferente em alguns casos. Ainda existe uma cultura organizacional que resiste a formalização das comunicações. As regras, decisões e ações administrativas são formuladas e registradas por escrito, com o intuito de proporcionar comprovação e documentação adequada e interpretação unívoca das comunicações. O registro é de suma importância como provas de ações realizadas por qualquer membro da equipe da biblioteca;
§ Caráter racional e divisão do trabalho: Para se alcançar um melhor resultado na biblioteca há que se ter uma divisão sistemática do trabalho e do poder, estabelecendo as atribuições de cada participante, que são conhecidas e respeitadas por todos, de modo que a estrutura existente não seja prejudicada. Cada membro sabe exatamente qual sua obrigação e a responsabilidade perante a tarefa a ele atribuída, dessa forma fica mais fácil do gestor cobrar a quem de direito executou aquela tarefa. Em uma unidade de informação na qual todos sabem exatamente o que cada um deverá executar, os fluxos de tarefas são melhores visualizados, facilitando possíveis correções;
§ Impessoalidade nas relações: A administração de uma biblioteca deverá ser realizada sem considerar as pessoas como pessoas, mas como ocupantes de cargos e funções, justificada pelo fato de que as pessoas vêm e vão, mas os cargos e funções permanecem. A impessoalidade está na ação, nas tarefas, faz parte das obrigações a serem executadas pelo funcionário. A impessoalidade nas relações não permite que o funcionário “faça marketing pessoal” dentro da biblioteca, uma vez que o que deve se sobressair são suas ações. Caso ocorra esse vício na biblioteca poderá comprometer todo o trabalho de uma equipe, pois poderá haver vaidades, ciúmes etc;
§ Hierarquia de autoridade: Que o trabalho em equipe é necessário e importante para o resultado final é inegável, mas há que se ter delimitado o poder hierárquico de toda a equipe, de forma que os comandados respeitem e sigam as determinações de quem está acima no cargo. Os cargos são estabelecidos de acordo com o princípio da hierarquia, segundo o qual cada cargo inferior deve estar sob o controle e supervisão de posto superior. Desta forma em uma biblioteca universitária, o gestor é o responsável máximo pela equipe. Organicamente essa distribuição de cargos pode parecer autoritária, no entanto segundo Weber ,é essencial que todos saibam das posições hierárquicas que cada um ocupa na equipe;
§ Rotinas e procedimentos estandardizados: Regras e normas técnicas, rotinas e procedimentos, regulam a conduta do funcionário e a forma como as atividades devem ser executadas. Essa padronização está relacionada aos objetivos da organização, e facilita a avaliação do desempenho como no caso de aplicação do PDCA (Planejamento-execução-verificação e ação) na biblioteca dentre outros indicadores de qualidade. A padronização proporcionará um aumento da qualidade, pois independente de quem realize a tarefa o padrão é o mesmo;
§ Competência técnica e meritocracia: A escolha das pessoas é baseada no mérito e na competência técnica e não em preferências pessoais. Dentro desta prerrogativa há que se privilegiar a contratação da equipe da biblioteca baseado no perfil apropriado a função. Não adianta contratar uma pessoa para o setor de referência se ele tem dificuldade de lidar com o público e nem tem conhecimentos gerais para indicar ou recomendar uma obra. O mesmo é valido para os outros setores da biblioteca, que deverá ser preenchido por mérito, por competência técnica e perfil adequado para a função;
§ Especialização da administração que é separada da propriedade: o administrador da organização burocrática não é o proprietário do negócio, mas um profissional especializado na sua administração. Como o preenchimento do cargo é através da meritocracia e não por indicações, na biblioteca somente um bibliotecário estaria apto a ocupar esta função.
§ Profissionalização dos participantes: Na burocracia (organização burocrática), cada participante (funcionário) é um profissional, pois é um especialista, assalariado, ocupante de cargo, nomeado por superior hierárquico, seu mandato é por tempo indeterminado, segue carreira dentro da organização, não possui propriedade dos meios de produção e administração, é fiel ao cargo e identifica-se com os objetivos da empresa. O especialista é importante porque é sabedor de que naquela função é o especialista, e goza de prestígios devido ao seu status de conhecimento profundo na tarefa a qual está designado a desempenhar. Como exemplo, na Biblioteca podemos citar o bibliotecário de referência ou do processamento técnico que se destaca por ocupar o cargo por merecimento, por possuir a competência técnica para aquela atividade.
§ Completa previsibilidade do funcionamento: Tudo na burocracia é estabelecido no sentido de prever antecipadamente todas as ocorrências e rotinizar sua execução, para que a eficiência máxima do sistema seja plenamente alcançada. As reações e o comportamento humano são previsíveis, uma vez que tudo estará sob o controle de normas racionais e legais, escritas e exaustivas. O bibliotecário que atua em uma organização burocrática, já sabe de antemão quais são os processos, procedimentos que deverá executar por que está tudo escrito, previsto. Este princípio é importante porque, funciona como uma instrução técnica de trabalho, o funcionário sabe o passo-a passo de suas atividades, além de padronizar as ações de toda equipe de forma que seja possível implantar indicadores de qualidade.
Conforme vimos acima todos os pontos da teoria burocrática é sim, passível se ser aplicada a realidade das bibliotecas universitárias, e principalmente, por ser este modelo facilitador da implantação de parâmetros de qualidade nas mesmas.
De acordo com Lessa (2000), essas características proporcionaram a burocracia um papel fundamental em nossa sociedade, destacando-se como um recurso essencial em todas as administrações. E ao contrário do que é colocado pelo senso comum, contribuiu para elevar ao máximo a eficiência organizacional e individual.
Todavia, há que se ter clareza de que a burocracia tradicional teorizada por Weber, não se adequaria em muitas bibliotecas, dado as mudanças que ocorreram no mundo devido ás conseqüências da nova globalização. Alguns autores como Lessa (2000) á denomina como neoburocracia, devida a descentralização de poderes e maior participação de toda a equipe, sendo então uma burocracia mais flexível. Mas a essência da teoria continua a mesma de quando foi estudada por Weber.
Por fim, um modelo de gestão administrativo para a BU assentado sob as bases da Burocracia poderá contribuir substancialmente com a implantação de ferramentas para a qualidade total, mesmo nos dias de hoje, que exige maior flexibilidade da equipe da biblioteca.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Por fim, a partir da pesquisa bibliográfica e desta revisão de literatura constata-se a pouca importância dada até agora sobre a implantação de modelos administrativos em Bibliotecas universitárias, dado a escassez de pesquisas sobre o tema. A deficiência na formação de bibliotecários, seja na ausência de disciplinas na grade curricular de modelos administrativos de bibliotecas ou da não atualização do bibliotecário via educação continuada, vai na contramão da empresa moderna. Parece que estamos vivendo um paradoxo, ou seja, estamos atuando num cenário extremamente competitivo e, no entanto com gestão arcaica, paralisada no tempo, com foco no sistema ao invés do cliente (usuário), abrindo mão de lucros e oferecendo produtos e serviços sem qualidade. Sobre os reflexos desta constatação de defasagem administrativa nos cursos de biblioteconomia Alentejo (2008) nos alerta:
“As ultrapassadas premissas de gestão de bibliotecas que ora vigem influenciam as unidades de informação especializadas, que não tendo outro parâmetro no ensino e na prática, mantêm-se sobreviventes sob os moldes de inadequados e antigos paradigmas ou então absorvem outros originados pela atuação da organização principal.”
Diante deste quadro, cabe ao bibliotecário além da competência que lhe é peculiar na sua profissão, começar a desenvolver conhecimentos básicos de administração em biblioteca, se ainda as grades curriculares não oferecem aos alunos da graduação este conteúdo, que se busque a atualização na educação continuada.
Neste tema temos muito a percorrer ainda, no entanto, com este ensaio espera-se contribuir para o início de uma discussão ainda incipiente no Brasil a cerca do modelo administrativo burocrático em bibliotecas universitárias, com o intuito de facilitar ou aperfeiçoar a qualidade nestas unidades de informação.
Este ensaio tem como objetivo discutir sobre a viabilidade da implantação do modelo burocrático Weberiano na administração das bibliotecas universitárias como parâmetro de qualidade na realização dos processos operacionais. Para que o paradigma atual de gestão da Biblioteca seja alterado se faz necessário que o Bibliotecário perceba a unidade de informação como uma organização.
A Biblioteca universitária ainda não é percebida pela grande maioria dos bibliotecários como uma organização, e como tal precisa ser gerida a partir de princípios de gestão adotados em outras organizações. O gestor ainda não se deu conta de que antes de satisfazer o usuário existem medidas a serem tomadas no nível administrativo, como o modelo de gestão a ser adotado; e principalmente de que a Biblioteca não se resume apenas, como as vezes acontece, aos conhecimentos e as técnicas de tratamento do acervo adquiridos na graduação em Biblioteconomia. É preciso que o bibliotecário entenda também de processos de gestão administrativos, para que a biblioteca atinja os resultados que se pretende atingir.
Partindo desta premissa, este ensaio dará pistas de como o modelo burocrático Weberiano poderá facilitar a gestão administrativa de uma biblioteca, principalmente no que tange a processos de qualidade na mesma.
Com efeito, é preciso entender, mesmo que o senso comum não conheça etimologicamente a palavra, que a Burocracia é importante e necessária para as organizações. Sem ela os funcionários teriam interpretações diferenciadas dos processos administrativos, ocasionando ineficiência em todos os setores.
O que vamos procurar demonstrar neste ensaio é de que algumas impressões podem estar diretamente relacionadas com equívocos nas administrações das Bibliotecas universitárias como: ausência de definição do modelo administrativo a ser adotado e ausência de disciplinas na grade curricular com foco em administração em bibliotecas.
Todavia, não é propósito esgotar o assunto neste ensaio, apenas relacionar algumas características identificadas por Weber e utilizá-las nos procedimentos operacionais da biblioteca universitária, demonstrando dessa forma ser possível atingir a eficiência e a eficácia no atendimento ao usuário da referida unidade de informação.
CONCEITO DE BUROCRACIA
Especula-se que o termo burocracia foi utilizado pela primeira vez em 1740 na França e 100 anos depois o conceito foi sistematizado pelo sociólogo alemão Max Weber, que foi o primeiro teórico a estudar as organizações com enfoque estruturalista. Este autor defende que a racionalidade é a relação entre os meios e os recursos utilizados. Depois de muitas apreciações acadêmicas sobre o assunto para Weber não restou dúvida, a organização é a burocrática, pois vislumbra nesta prática a opção viável de atingir os objetivos a serem alcançados pelas organizações.
No Brasil é comum algumas expressões, ao se popularizarem, trazer uma conotação diferente e até distorcida do sentido etimológico da palavra. Burocracia é um bom exemplo visto que em muitas vezes ela é definida pelo cidadão comum de forma pejorativa sendo, freqüentemente, associada a lentidão nos trâmites dos processos e a produção de papéis em demasia por uma organização, dentre outras definições equivocadas do termo. Popularmente passou-se a denominar burocracia aos defeitos, as disfunções e não ao sistema em si. Provavelmente esta associação tenha sido feita pela sociedade influenciada por Robert Merton, que estudou as disfunções do sistema.
O termo burocracia é formado pela união de duas palavras “bureau” do idioma francês e “cracia” do grego que significam de acordo com o dicionário Michaellis (2001), escritório e administração, respectivamente. Burocracia, diferentemente das definições pejorativas que conhecemos, segundo Max Weber (1991) trata-se de uma forma efetiva de organização administrativa; ele afirma que burocracia são as normas, os regulamentos, os estatutos, os contratos, as comunicações formais, as divisões do trabalho, as hierarquias e rotinas.
O modelo burocrático de Weber traz características como: caráter legal das normas e regulamentos, formalidade nas comunicações, racionalidade e divisão do trabalho, impessoalidade nas relações, hierarquia de autoridade, rotinas e procedimentos estandardizados, competência técnica e meritocrática, administração separada da propriedade, profissionalização dos participantes, completa previsibilidade do funcionamento. Estas características, segundo este autor, trazem as seguintes vantagens: “racionalidade em relação ao alcance dos objetivos da organização; precisão nas definições do cargo e na operação, pelo conhecimento exato dos deveres; univocidade de interpretação garantida pela regulamentação especifica e escrita; uniformidade de rotinas e procedimentos o que favorece a padronização; redução de custos e erros, pelo fato de os procedimentos serem definidos por escrito; continuidade da organização, visto que há reposição dos profissionais afastados e os critérios de seleção e escolha de pessoal são baseados na capacidade e competência técnica; constância devida ter mesmas decisões em circunstâncias iguais; subordinação devido à hierarquia; confiabilidade, porque o processo é conduzido de acordo com regras conhecidas”.
A valorização destes pontos será mais intensa quando preconiza o modelo clássico de administração em que o organograma é linear, porém quando se pensa no modelo atomizado muitos dos valores enfatizados por Weber se perdem na busca da flexibilidade. Embora seja muito importante a contribuição da burocracia para maior eficiência das empresas, é fato também que Weber não analisou a burocracia sob o ponto de vista político, não considerou os aspectos subjetivos e informais da aceitação das normas e leis impostas, e não analisou a reação formal da organização se os subordinados não aceitarem.
Desta forma pode-se concluir que as variadas culturas exigem grau diferente de burocratização e mais ainda o gestor tem que ter a percepção ao implantar esse modelo administrativo na biblioteca para não incorrer nos erros provocados pelas disfunções da burocracia e ver sua organização ser considerada ineficiente.
Contudo, apesar das disfunções geradas pela burocracia, por não levar em conta a subjetividade do ser humano, é inegável seu valor para as organizações atuais. A Burocracia ainda é o modelo para ser a base administrativa das grandes e complexas organizações do nosso tempo, especificamente as Bibliotecas Universitárias, que devem estar aptas a demonstrar tanto para a própria instituição a qual é subordinada quanto para seus usuários, padrões de excelência em todos os seus processos.
DEFINIÇÃO DE UM MODELO ADMINISTRATIVO PARA A BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA
A necessidade da definição por parte do gestor sobre o modelo administrativo a ser seguido trará conseqüências em todos os processos da biblioteca, mas o mais importante é a transparência que essa definição provoca em toda a unidade de informação com reflexos na equipe e usuários. No modelo burocrático, por exemplo, a transparência reside no fato da formalidade dos processos, em que a equipe saberá de antemão todas as regras e normas a serem seguidas.
A comunicação informal nas organizações brasileiras tem haver segundo alguns teóricos com a cultura do país e especificamente com o “jeitinho brasileiro”, que de acordo com Roberto Damatta (1986), não é dado a padronizações e formalizações dos processos em suas atividades. O ponto negativo da informalidade reside no fato que “deixa brechas” para a livre interpretação dos funcionários sobre os processos a serem seguidos, o que impede maior controle sobre os mesmos, provocando perda de eficiência e qualidade no ambiente de trabalho.
No Brasil a burocracia na perspectiva Weberiana perde muito o seu rigor principalmente nos quesitos comunicação formal, transparência, impessoalidade no trato com a coisa pública devido a cultura do “jeitinho brasileiro[i]”, tema estudado pelo antropólogo brasileiro Roberto Damatta (1986). O “jeitinho brasileiro”, presente na cultura do país, permeia as relações institucionais provocando alterações no modelo de gestão das empresas, e conseqüentemente na relação entre os funcionários e destes com os usuários. Neste modelo identificado por Damatta vigora o clientelismo e a troca-de-favores, ou seja, a administração se perde por não haver o caráter legal, formal e racional.
No caso específico da biblioteca universitária objeto de análise deste ensaio, é possível mesmo na condição de usuário, ou de futuro bibliotecário destacar que muitos problemas administrativos são frutos da ausência de normas, padrões, regulamentos, rotinas, enfim todas as características descritas por Weber como essenciais para a organização alcançar a eficiência.
Estabelecer padrões de qualidade em uma biblioteca universitária exige o cumprimento de diversos estágios administrativos, os quais podem ser alcançados através do uso do modelo burocrático weberiano. Como veremos no próximo tópico que todos os processos operacionais de uma biblioteca universitária se adaptam ao modelo burocrático e o que propiciaria atingir a excelência em termos de qualidade não só para a unidade em si, mas principalmente para os usuários.
A primeira vista causa estranheza a implantação de um modelo administrativo burocrático, dado ao que já foi comentado neste ensaio das formas pejorativas adquiridas pela sociedade a respeito da burocracia. No entanto sob a luz da racionalidade, é um modelo de gestão capaz de romper com os vícios da nossa cultura organizacional já corrompida, paternalista e que privilegia em muitas vezes tomadas de decisões motivadas por desejos, sem nenhum embasamento teórico, racional.
No Brasil, a literatura que trata sobre o tema especificamente em bibliotecas é escassa, mas ainda assim é possível encontrarmos pesquisas com enfoques em modelos administrativos, como no caso de Pereira (2000) que descreve a biblioteca com características da Burocracia de Weber:
Com essa perspectiva, de acordo com o autor dentro das práticas formalizadas a biblioteca deverá implantar canais de comunicação padronizados através de formulários, o mesmo ocorrendo com todos os procedimentos, tarefas, e trâmites. A formalização dessas atividades possibilita também a busca da qualidade nos processos, pois a repetição não deixa de ser um treinamento o que proporciona a perfeição.“É necessário que se estude a biblioteca como uma organização formal cujos
objetivos são formulados com diferentes graus de especificidade e clareza, com
uma estrutura peculiar que se reflete na distribuição de tarefas, e sujeita à
influência do ambiente externo.” (PEREIRA 2000)
Em síntese, não se trata apenas de se definir o modelo administrativo para a BU, e sim qual deles será importante para se atingir a qualidade nos processos e principalmente satisfazer a equipe e usuários da biblioteca universitária. Dentro desta perspectiva seria interessante os bibliotecários começarem a se atentar para algumas características que o modelo burocrático proporciona para a implantação de parâmetros de qualidade.
CARACTERÍSTICAS DO MODELO BUROCRÁTICO EM UMA BIBLIOTECA
A biblioteca universitária é o espaço responsável por subsidiar uma instituição com todos os insumos informacionais dos quais seus usuários necessitam, portanto não pode mais ser compreendida como um apêndice da instituição. Em alguns casos, na iniciativa privada, percebe-se nitidamente que a razão de existir é atender em primeiro lugar o usuário, fato que não é infelizmente verificada em outras instituições. O funcionamento ou a existência está mais ligado a não “perder clientes” (alunos) e atender as exigências do MEC – Ministério da Educação, o que não é errado, só não deveria ter somente estas prioridades. É preciso entender que o atendimento ao usuário começa antes, com a definição de modelo administrativo a ser utilizado pela biblioteca. Ter clareza sobre o modelo é fundamental para traçar as políticas a serem seguidas por toda a equipe.
Em muitos casos, existem boas intenções por parte do gestor, aplicando diversos indicadores de qualidade conhecidos, mas falta definição de qual modelo administrativo será seguido pela biblioteca, normalmente a resposta para este questionamento é que adotam um modelo híbrido, ou seja, um pouco de cada teoria administrativa. Tal atitude a priori é interessante por aproveitar os pontos positivos de cada teoria, no entanto sob a ótica de Max Weber só deixam mais confusa o gerenciamento da biblioteca, o que pode proporcionar perda de comando, ameaça a hierarquia, conflitos entre o grupo e conseqüentemente queda do rendimento e qualidade do serviço prestado.
Ainda que a administração esteja nas grades curriculares, sendo abordada e discutida na Biblioteconomia, de acordo com Dziekaniak (2008), necessita ainda ser melhor explorada principalmente com pesquisas teóricas e práticas sobre administração em bibliotecas. Essa carência de estudos nesta área pode ser um dos sintomas, de falhas em gestão administrativas em BUs que comprometem a qualidade de seus processos.
Nesse sentido, quando ocorre uma carência de base teórica, como é o caso da administração em Biblioteconomia, oscilar entre um e outro modelo administrativo, parece não ser a melhor alternativa porque pode gerar atritos entre a chefia e a equipe. Normalmente nestes casos adota-se uma gestão participativa, mas sem parâmetros, sem indicadores para verificar a eficiência, eficácia e a qualidade nos processos. Em outros casos parte-se para o modelo autocrático onde só uma pessoa toma decisão sem ouvir todos os envolvidos. Os funcionários têm pouca relevância nas decisões e processos, o que resulta em péssimo atendimento aos usuários.
Cumpre destacar que a biblioteca é uma organização como qualquer outra em que é possível experimentar qualquer modelo administrativo, dentre eles o burocrático. Uma adaptação será necessária porque o seu negócio, missão, e objetivos serão diferentes de uma empresa comercial.
A biblioteca universitária tem como objetivo prover a comunidade acadêmica das informações demandadas, de resto é igual a qualquer organização, necessita de um prédio (espaço físico da biblioteca), composta por funcionários (equipe da biblioteca), tem clientes (usuários) e possui um produto (acervo e serviços). Partindo deste pressuposto a implantação da burocracia, tal como estudada por Weber proporcionaria ganhos de qualidade para a unidade de informação em questão.
Max Weber ao desenvolver sua teoria a cerca do modelo burocrático, deixa em aberto a sua aplicação á todos os segmentos da sociedade, o que permite organizações como as bibliotecas universitárias colocar em prática suas teorias como veremos a seguir:
§ Caráter legal das normas e regulamentos: A organização burocrática é baseada em uma legislação própria, que engloba todas as áreas da biblioteca universitária e prevê todas as ocorrências. O caráter legal está relacionado ao poder conferido às pessoas investidas da autoridade de impor a disciplina no caso o bibliotecário gestor;
§ Caráter formal das comunicações: Presenciamos em muitas organizações brasileiras, o caráter informal da comunicação, na biblioteca não é diferente em alguns casos. Ainda existe uma cultura organizacional que resiste a formalização das comunicações. As regras, decisões e ações administrativas são formuladas e registradas por escrito, com o intuito de proporcionar comprovação e documentação adequada e interpretação unívoca das comunicações. O registro é de suma importância como provas de ações realizadas por qualquer membro da equipe da biblioteca;
§ Caráter racional e divisão do trabalho: Para se alcançar um melhor resultado na biblioteca há que se ter uma divisão sistemática do trabalho e do poder, estabelecendo as atribuições de cada participante, que são conhecidas e respeitadas por todos, de modo que a estrutura existente não seja prejudicada. Cada membro sabe exatamente qual sua obrigação e a responsabilidade perante a tarefa a ele atribuída, dessa forma fica mais fácil do gestor cobrar a quem de direito executou aquela tarefa. Em uma unidade de informação na qual todos sabem exatamente o que cada um deverá executar, os fluxos de tarefas são melhores visualizados, facilitando possíveis correções;
§ Impessoalidade nas relações: A administração de uma biblioteca deverá ser realizada sem considerar as pessoas como pessoas, mas como ocupantes de cargos e funções, justificada pelo fato de que as pessoas vêm e vão, mas os cargos e funções permanecem. A impessoalidade está na ação, nas tarefas, faz parte das obrigações a serem executadas pelo funcionário. A impessoalidade nas relações não permite que o funcionário “faça marketing pessoal” dentro da biblioteca, uma vez que o que deve se sobressair são suas ações. Caso ocorra esse vício na biblioteca poderá comprometer todo o trabalho de uma equipe, pois poderá haver vaidades, ciúmes etc;
§ Hierarquia de autoridade: Que o trabalho em equipe é necessário e importante para o resultado final é inegável, mas há que se ter delimitado o poder hierárquico de toda a equipe, de forma que os comandados respeitem e sigam as determinações de quem está acima no cargo. Os cargos são estabelecidos de acordo com o princípio da hierarquia, segundo o qual cada cargo inferior deve estar sob o controle e supervisão de posto superior. Desta forma em uma biblioteca universitária, o gestor é o responsável máximo pela equipe. Organicamente essa distribuição de cargos pode parecer autoritária, no entanto segundo Weber ,é essencial que todos saibam das posições hierárquicas que cada um ocupa na equipe;
§ Rotinas e procedimentos estandardizados: Regras e normas técnicas, rotinas e procedimentos, regulam a conduta do funcionário e a forma como as atividades devem ser executadas. Essa padronização está relacionada aos objetivos da organização, e facilita a avaliação do desempenho como no caso de aplicação do PDCA (Planejamento-execução-verificação e ação) na biblioteca dentre outros indicadores de qualidade. A padronização proporcionará um aumento da qualidade, pois independente de quem realize a tarefa o padrão é o mesmo;
§ Competência técnica e meritocracia: A escolha das pessoas é baseada no mérito e na competência técnica e não em preferências pessoais. Dentro desta prerrogativa há que se privilegiar a contratação da equipe da biblioteca baseado no perfil apropriado a função. Não adianta contratar uma pessoa para o setor de referência se ele tem dificuldade de lidar com o público e nem tem conhecimentos gerais para indicar ou recomendar uma obra. O mesmo é valido para os outros setores da biblioteca, que deverá ser preenchido por mérito, por competência técnica e perfil adequado para a função;
§ Especialização da administração que é separada da propriedade: o administrador da organização burocrática não é o proprietário do negócio, mas um profissional especializado na sua administração. Como o preenchimento do cargo é através da meritocracia e não por indicações, na biblioteca somente um bibliotecário estaria apto a ocupar esta função.
§ Profissionalização dos participantes: Na burocracia (organização burocrática), cada participante (funcionário) é um profissional, pois é um especialista, assalariado, ocupante de cargo, nomeado por superior hierárquico, seu mandato é por tempo indeterminado, segue carreira dentro da organização, não possui propriedade dos meios de produção e administração, é fiel ao cargo e identifica-se com os objetivos da empresa. O especialista é importante porque é sabedor de que naquela função é o especialista, e goza de prestígios devido ao seu status de conhecimento profundo na tarefa a qual está designado a desempenhar. Como exemplo, na Biblioteca podemos citar o bibliotecário de referência ou do processamento técnico que se destaca por ocupar o cargo por merecimento, por possuir a competência técnica para aquela atividade.
§ Completa previsibilidade do funcionamento: Tudo na burocracia é estabelecido no sentido de prever antecipadamente todas as ocorrências e rotinizar sua execução, para que a eficiência máxima do sistema seja plenamente alcançada. As reações e o comportamento humano são previsíveis, uma vez que tudo estará sob o controle de normas racionais e legais, escritas e exaustivas. O bibliotecário que atua em uma organização burocrática, já sabe de antemão quais são os processos, procedimentos que deverá executar por que está tudo escrito, previsto. Este princípio é importante porque, funciona como uma instrução técnica de trabalho, o funcionário sabe o passo-a passo de suas atividades, além de padronizar as ações de toda equipe de forma que seja possível implantar indicadores de qualidade.
Conforme vimos acima todos os pontos da teoria burocrática é sim, passível se ser aplicada a realidade das bibliotecas universitárias, e principalmente, por ser este modelo facilitador da implantação de parâmetros de qualidade nas mesmas.
De acordo com Lessa (2000), essas características proporcionaram a burocracia um papel fundamental em nossa sociedade, destacando-se como um recurso essencial em todas as administrações. E ao contrário do que é colocado pelo senso comum, contribuiu para elevar ao máximo a eficiência organizacional e individual.
Todavia, há que se ter clareza de que a burocracia tradicional teorizada por Weber, não se adequaria em muitas bibliotecas, dado as mudanças que ocorreram no mundo devido ás conseqüências da nova globalização. Alguns autores como Lessa (2000) á denomina como neoburocracia, devida a descentralização de poderes e maior participação de toda a equipe, sendo então uma burocracia mais flexível. Mas a essência da teoria continua a mesma de quando foi estudada por Weber.
Por fim, um modelo de gestão administrativo para a BU assentado sob as bases da Burocracia poderá contribuir substancialmente com a implantação de ferramentas para a qualidade total, mesmo nos dias de hoje, que exige maior flexibilidade da equipe da biblioteca.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Por fim, a partir da pesquisa bibliográfica e desta revisão de literatura constata-se a pouca importância dada até agora sobre a implantação de modelos administrativos em Bibliotecas universitárias, dado a escassez de pesquisas sobre o tema. A deficiência na formação de bibliotecários, seja na ausência de disciplinas na grade curricular de modelos administrativos de bibliotecas ou da não atualização do bibliotecário via educação continuada, vai na contramão da empresa moderna. Parece que estamos vivendo um paradoxo, ou seja, estamos atuando num cenário extremamente competitivo e, no entanto com gestão arcaica, paralisada no tempo, com foco no sistema ao invés do cliente (usuário), abrindo mão de lucros e oferecendo produtos e serviços sem qualidade. Sobre os reflexos desta constatação de defasagem administrativa nos cursos de biblioteconomia Alentejo (2008) nos alerta:
“As ultrapassadas premissas de gestão de bibliotecas que ora vigem influenciam as unidades de informação especializadas, que não tendo outro parâmetro no ensino e na prática, mantêm-se sobreviventes sob os moldes de inadequados e antigos paradigmas ou então absorvem outros originados pela atuação da organização principal.”
Diante deste quadro, cabe ao bibliotecário além da competência que lhe é peculiar na sua profissão, começar a desenvolver conhecimentos básicos de administração em biblioteca, se ainda as grades curriculares não oferecem aos alunos da graduação este conteúdo, que se busque a atualização na educação continuada.
Neste tema temos muito a percorrer ainda, no entanto, com este ensaio espera-se contribuir para o início de uma discussão ainda incipiente no Brasil a cerca do modelo administrativo burocrático em bibliotecas universitárias, com o intuito de facilitar ou aperfeiçoar a qualidade nestas unidades de informação.
REFERÊNCIAS :
ALENTEJO, Eduardo Silva. Mudanças de paradigma na administração de bibliotecas.
Disponível em: <http://www.artigos.com/components/com_mtree/attachment.php?link_id=5660&cf_id=24> acesso em: 02 nov. 2009.
CENTRO UNIVERSITÁRIO DE BELO HORIZONTE. Manual para elaboração e Normalização de trabalhos acadêmicos conforme normas da ABNT. Belo Horizonte, 2008. Disponível em: <http://74.125.93.132/search?q=cache:5kb0uupHQpcJ:www.unibh.br/imgMarketing/pdf/Manual-de-Normalizacao-2008_2.ed.pdf+manual+abnt%2Buni+bh&cd=1&hl=pt-BR&ct=clnk> acesso em: 06 nov. 2009.
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução Geral a teoria da administração. São Paulo: Makron Books, 1993.
______________. Administração: Teoria, processo e prática. São Paulo:MCGraw-Hill,1987, p.12-15.
DAMATTA, Roberto. O que faz o Brasil, Brasil?. Rio de Janeiro: Rocco, 1986.
LESSA, Carlos Alberto. A qualidade total trazendo um novo enfoque para a burocracia. Revista de Administração, São Paulo, v.35, n.3,p.71-80, jul./set.2000. Disponível em: < http://www.rausp.usp.br/download.asp?file=3503071.pdf.> acesso em 09 out.2009.
MICHAELLIS. Dicionário escolar Inglês. São Paulo: Melhoramentos,2001.
WEBER, Max. Economia e Sociedade. Fundamentos da sociologia compreensiva. Brasília: Ed. UnB,1991.
PEREIRA, Joana Dárc da Silva. Biblioteca universitária: uma abordagem organizacional. Disponível em: < http://libdigi.unicamp.br/document/?code=1116 > acesso em 10 out. 2009.
VASCONCELOS DZIEKANIAK, Cibele. Sistema de gestão para biblioteca universitária (SGBU): teoria e aplicação. Biblios, Lima, n.31, p.01-16, abr./jun.2008. Disponível em: <http://www.revistabiblios.com/ojs/index.php/biblios/article/view/34/47> acesso em 27 out.2009.
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