O surgimento dos arquivos remontam a era do aparecimento da escrita, e conseqüentemente a produção de documentos, e tem como objetivo guardar e preservar os documentos e em alguns casos proporcionar o acesso ao cidadão. Na literatura encontramos várias definições para arquivo, no entanto considero o conceito utilizado pelo arquivista italiano Eugênio Casanova (1867-1951), o que melhor define a expressão: “...a acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, e pela referida instituição ou pessoa.”
A gestão de documentos ao longo da história, sempre foi praticada, mas não com a intensidade verificada a partir Século XX em virtude do enorme volume de documentos produzidos, seja na iniciativa privada ou pública. Na perspectiva da Arquivologia, a gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas visando á racionalização e eficiência na criação e tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos. Mas para preservar o documento e a recuperação dos documentos, bem como a aquisição dos mesmos pelo arquivo foi necessário criar uma disciplina que fornecesse um arcabouço teórico para a área, surgindo então a Arquivologia em 1821 na França.
A Arquivologia é a disciplina que tem por objetivo o conhecimento dos arquivos e dos princípios e técnicas a serem aplicados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização. É também responsável por municiar os arquivistas e sua equipe do tratamento técnico dos registros documentais, ou seja dos documentos que compõem o acervo vindos de recolhimento, transferência e doação. Uma etapa anterior a entrada dos documentos deverá ser observada tanto pelo órgão produtor como pelo arquivo receptor, estamos falando do ciclo de vida dos documentos que é dividida em três idades:
Arquivos correntes: é o período durante o qual os documentos ativos são indispensáveis á manutenção das atividades cotidianas da administração. Chamados a ser utilizados freqüentemente, devem permanecer o mais perto possível do utilizador ou, se estiverem em memória de computador, ser fácil e rapidamente acessíveis.
Arquivos intermediários: é o período durante o qual os documentos semi-ativos, seja qual for o suporte utilizado, devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não tem de ser utilizados para assegurar as atividades cotidianas de uma administração.
Arquivos permanentes: é o período a partir do qual os documentos inativos deixam de ter valor previsível para a organização que os produziu. Não tendo já que responder aos objetivos da sua criação, os documentos são eliminados ou conservados como arquivos definitivos se possuírem o valor de testemunho.
A gestão de documentos ao longo da história, sempre foi praticada, mas não com a intensidade verificada a partir Século XX em virtude do enorme volume de documentos produzidos, seja na iniciativa privada ou pública. Na perspectiva da Arquivologia, a gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas visando á racionalização e eficiência na criação e tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos. Mas para preservar o documento e a recuperação dos documentos, bem como a aquisição dos mesmos pelo arquivo foi necessário criar uma disciplina que fornecesse um arcabouço teórico para a área, surgindo então a Arquivologia em 1821 na França.
A Arquivologia é a disciplina que tem por objetivo o conhecimento dos arquivos e dos princípios e técnicas a serem aplicados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização. É também responsável por municiar os arquivistas e sua equipe do tratamento técnico dos registros documentais, ou seja dos documentos que compõem o acervo vindos de recolhimento, transferência e doação. Uma etapa anterior a entrada dos documentos deverá ser observada tanto pelo órgão produtor como pelo arquivo receptor, estamos falando do ciclo de vida dos documentos que é dividida em três idades:
Arquivos correntes: é o período durante o qual os documentos ativos são indispensáveis á manutenção das atividades cotidianas da administração. Chamados a ser utilizados freqüentemente, devem permanecer o mais perto possível do utilizador ou, se estiverem em memória de computador, ser fácil e rapidamente acessíveis.
Arquivos intermediários: é o período durante o qual os documentos semi-ativos, seja qual for o suporte utilizado, devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não tem de ser utilizados para assegurar as atividades cotidianas de uma administração.
Arquivos permanentes: é o período a partir do qual os documentos inativos deixam de ter valor previsível para a organização que os produziu. Não tendo já que responder aos objetivos da sua criação, os documentos são eliminados ou conservados como arquivos definitivos se possuírem o valor de testemunho.
Além dos tipos de arquivos definido pela teoria das três idades, ao documento lhe é conferido a qualidade de valores primário ou secundário. O valor primário é definido com base nas suas utilizações imediatas e administrativas que lhe foram conferidas por seus criadores, nas razões para as quais o documento foi criado. Já no valor secundário do documento é definido na não utilização imediata ou científica do documento. Esta qualidade radica essencialmente no testemunho privilegiado e objetivo que o documento fornece.
Os documentos arquivisticos, independente da natureza do arquivo (público ou privado) e da forma de entrada (recolhimento, transferência ou doação) deverá obedecer a um dos princípios da Arquivologia á saber:
Princípio da proveniência: é o “Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa”;
Princípio da manutenção: O princípio de manutenção da ordem original, DURANTI (1994) o considera como um princípio de proveniência sob o ponto de vista interno do arquivo;
O outro princípio que fundamenta as ações de classificação de informações arquivísticas é o princípio da ordem original. Para Rousseau e Couture (1998, p.83), essa vinculação é representada, inclusive, na denominação adotada para os princípios.
DURANTI (1994), nos adverte sobre o status que o documento possui, ou seja, suas características. O documento de arquivo não é um papel solto guardado no acervo por que assim determina a legislação. Ele é carregado de atributos importantes que o arquivista o distingue dos demais.
A primeira característica é a imparcialidade. Parte-se do pressuposto que os registros são verdadeiros.As razões e circunstâncias de sua criação(rotinas processuais) asseguram que não foram feitos na intenção ou para a informação na posteridade.
A segunda característica é a autenticidade. São autênticos por que foram criados tendo em mente a necessidade de agir através deles.
A terceira característica é definida pela naturalidade. A naturalidade deve-se a maneira com que o documento se acumula no curso das transações. Eles não são coletados artificialmente, e sim naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração.
A quarta característica é o inter-relacionamento. Esta característica é devida ao fato de que o documento estabelece inter-relações no curso das transações e necessidades.
A quinta característica é a unicidade. Conferida por que cada item documental assume um lugar único na estrutura do grupo ao qual pertence.
Em síntese, estas são as principais práticas da Arquivologia, conhecimentos teóricos e práticos voltados para a organização e gestão dos Arquivos, tais como: organização, gestão dos documentos, recuperação da informação, conservação e preservação de documentos.
Referências:
DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Estudos Históricos. Rio de Janeiro, v.7,n.13,1994.p.49-64. (disponível em:http://www.cpdoc.fgv.br/comum/htm) acesso em 04/10/2009
JARDIM, José Maria, FONSECA, Maria Odila. Arquivos. In:CAMPELLO,Bernadete Santos, CALDEIRA, Paulo da Terra, MACEDO, Vera Amália Amarante (orgs.) Formas e expressões do conhecimento: introdução as fontes de informação. Belo Horizonte: Escola de Biblioteconomia da UFMG,1998. p.p.369-389.
ROSSEAU, Jeans-Yves,COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998.
RODRIGUES,A.M.L. A teoria dos arquivos e a gestão dos documentos. Perspect. Ciênc. Inf., Belo Horizonte, v.11,n.1,p.102-117, jan./abr.2006.
SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: principios e técnicas. 6ª Ed. Rio de Janeiro: Undação Getúlio Vargas, 2006.
